Conseil d'administration du 17 mai 2022 : Compte-rendu
Etaient présents : Gérard Gonzalez, Monique Herbin, Chantal Briois, Yvelise Cadenat-Rabot, Michel Colombo, Marie-Françoise Dujon, Christiane Force, Bernard Gonnet, Patrick Peltier, Marie Vernedoub. Daniel Coulpier.
Absents Excusés : Nicole Bigeni , Alain Chalochet , Josiane Decampenaire, François Delalande, Marie Gimel-Hamza, Michelle Joyaux, Christiane Pernet. Marc Salmain, Robert Simon.
Point 1 : Accueil par le Président
Gérard Gonzalez, président de l'association, ouvre la séance en souhaitant la bienvenue aux membres du conseil présents. Il salue la présence de Jean Beuchey qui accompagne D.Coulpier pour la région Languedoc-Roussillon et qui a déposé sa candidature pour être élu par l’Assemblée Générale membre du conseil d’Administration. Le président rappelle l'ordre du jour avec trois sujets essentiels : le rapport d’activité et le compte financier 2021 accompagné du rapport des commissaires aux comptes, la mise en place de la délégation Ile de France, la construction du site WEB de l’ARTS.
Point 2 : approbation du compte-rendu de la réunion du conseil d'administration du 16 novembre 2021
Le compte-rendu du conseil d’administration du 16 novembre 2021 est adopté à l’unanimité des membres présents
Point 3 : approbation du rapport des commissaires sur la gestion 2021
En l’absence de Jean-Pierre Danet excusé Monique Herbin donne lecture au CA du rapport sur la gestion de l’ARTS au plan national. Par ailleurs il est signalé aux administrateurs que la section animation IdF n’ayant eu aucune activité en 2021 madame Bouazouzi, chargée du contrôle, n’a pas été en mesure d’établir un rapport.
La trésorière indique donc aux membres du CA que :
« Le commissaire aux comptes a approuvé sans réserve la tenue des comptes après examen des pièces justificatives présentées. Les comptes sont toujours tenus avec une rigueur caractéristique de la trésorière nationale de l’ARTS. Si un projet de mise en place d’un pro-logiciel informatique pour les comptes au niveau national aboutissait, il est préconisé de maintenir des sauvegardes sous deux formes : un format numérique puisque les données peuvent être déposées sur des sites protégées et un format papier entreposé au bureau. La politique sociale en direction des catégories B et C pour lesquelles des tarifs préférentiels sont pratiqués demeure la ligne constante de l’association, mais les circonstances pandémiques n’ont pas permis de sorties. Celles-ci devraient reprendre durant le deuxième trimestre 2022. Il est proposé de donner quitus de la gestion pour l’exercice 2021. »
Le conseil d’administration se prononce à l’unanimité pour donner quitus de la gestion 2021.
Point 4 : approbation du compte financier et du rapport d’activité 2021
Le compte financier 2021 :
La situation financière de l’association en 2021 tel qu’elle résulte de l’examen du compte financier et du rapport des commissaires chargés du contrôle, continue à être satisfaisante : Le résultat excédentaire enregistré en 2021 au compte financier de 5114,26 € est lié à la faible activité de l’ARTS en raison de la conjoncture COVID avec peu de sorties, et donc peu de dépenses par rapport aux recettes. La subvention des ministères sociaux et le don de la MGAS ont été respectivement de 7000€ et 3000€. Les disponibilités mobilisables au 31/12/2021 sur les différents comptes de gestion de l’association : comptes courants, livret d’épargne, caisse qui s’élèvent à plus de 92000 euros restent confortables par rapport aux dépenses réelles
constatées au compte de résultat 2021.
L’activité 2021 :
Les adhérents :
Le nombre des adhérents s’élève au 31/12/2021 à 604 au fichier national actualisé. Ils ne sont que 423 à jour de leur cotisation (197 gérés par le siège national, 226 gérés par les délégations.) La diminution du nombre des adhérents pourrait peut-être à l’avenir être freinée par la mise en place, avec le Secrétariat Général des ministères sociaux, dans le but de susciter l’intérêt des nouveaux retraités d’une procédure de mise en contact directe avec l’ARTS.
Un courrier est ainsi adressé à chaque agent de l’administration centrale et des services déconcentrés faisant valoir ses droits à la retraite dans lequel lui est signalé l’existence de l’ARTS. Pour respecter le Règlement général sur la protection des données (RGPD), il doit alors donner son accord pour la communication de ses coordonnées lesquelles nous sont ensuite
transmises par le S.G. En retour l’ARTS leurs adresse un exemplaire du dernier bulletin, la plaquette de présentation et un bulletin d’adhésion avec un mot du Président. Depuis la mise en place de cette procédure plus d’une centaine de contact ont été spontanément pris par de nouveaux retraités qui ont débouché sur une douzaine de nouvelles adhésions.
L’activité des Délégations régionales :
Les activités culturelles et les sorties ont encore cette année été fortement perturbées par l’épidémie de COVID 19. Quelques délégations régionales (Rhône-Alpes, PACA ,Bourgogne ) ont fait remonter au Siège leur maigre bilan d’activité puisqu’elles ont dû en raison du COVID pour la plupart différer leurs projets. Cela s’est d’ailleurs traduit budgétairement par la faible consommation des crédits inscrits au budget sur ce compte. Pour plus de détail des activités qui ont pu être organisées, il est possible de consulter le bilan d’activité des délégations régionales.
La vie institutionnelle :
La réalisation des priorités de l’audit :
- Création de la délégation régionale Ile de France (voir ci-après)
- Les démarches en vue de la création du site internet (voir ci-après)
L’activité du siège national :
Le bureau de l’ARTS qui assure la permanence au siège national, a pu se réunir à nouveau au cours de l’année 2021 mais à des fréquences irrégulières, la COVID ayant encore perturbé l’activité et des membres du bureau ont dû faire face à des difficultés d’ordre personnel. Malgré ce contexte difficile, des dossiers ont avancés en 2021 :
- Actualisation en routine du fichier adhérents ; à cet égard il est à nouveau rappelé l’extrême importance pour les délégations régionales de transmettre au fur et à mesure et en temps réel au siège national tout mouvement d’adhérents, tout changement de coordonnées et d’indiquer automatiquement la boite de messagerie désormais indispensable dans la perspective de la création d’un site WEB.
- Pérennisation de l’augmentation de la subvention ministérielle et confirmation de l’accord passé avec la MGAS pour une coopération régulière avec l’attribution d’une aide financière.
- Actualisation de la page intranet de l’ARTS sur le site ministériel « PACO » ou figure désormais le bulletin trimestriel de l’association consultable par l’ensemble des agents des ministères sociaux.
Les réunions du CA et l’AG :
- Deux réunions du CA (22 juin et 16 novembre ) et une consultation écrite de l’AG ( mai ) ont été organisées en 2021. Ont notamment été approuvés la création de la délégation régionale Ile de France et les conclusions de l’AUDIT de l’ARTS.
La communication :
- Le bulletin de l’association : Il a pu être publié chaque trimestre à la grande satisfaction des adhérents. Ce bulletin qui a évolué dans sa présentation pour être plus attractif, est stratégique pour l’ARTS.Il constitue en effet un vecteur essentiel de communication et de lien avec l’ensemble des adhérents et notamment ceux qui ne sont pas rattachés à une délégation régionale.
- Participation au salon des associations organisé par les ministères sociaux : Le ministère a à nouveau organisé cette manifestation à la rentrée à laquelle l’ARTS a participé.
- «logo arts » : Il figure désormais sur la plupart des publications et des documents que nous produisons et diffusons. En termes de charte graphique et d’identité, il doit être généralisé et adopté par toutes les délégations régionales dans leur support de communication et de correspondance.
- Les relations avec les ministères sociaux : Des rencontres régulières (au moins une fois par trimestre) sont désormais institutionnalisées avec le S.G des ministères sociaux qui nous apporte une aide réelle pour intéresser de nouveaux adhérents et rechercher des moyens de contacts avec les administrations déconcentrées de la Santé, du Travail et
des Solidarités.
- Les relations avec les partenaires : La CNR et à la CFR : Aucun contact significatif en 2021.Une décision doit être prise au prochain CA en vue de sortir de ces organisations dont les membres du conseil doutent de la valeur ajoutée pour l’ARTS. Les comités départementaux Citoyenneté et Autonomie (CDCA) : Deux administrateurs de l’ARTS (R. Simon et M. Salmain) participent à ces instances de concertation avec les pouvoirs publics. La MGAS : Des contacts réguliers ont été établis.
Le président invite les administrateurs a se prononcer sur le compte financier 2021 et le rapport d’activité 2021. Ils sont adoptés à l’unanimité des membres du CA.
Point 5 : Information sur l’organisation de la délégation Ile de France
Après l’adoption par la dernière AG et par le CA de la création de la délégation de l'Ile-de-France un appel de candidatures pour les instances de cette nouvelle délégation a été émis.
Une Assemblée Générale constitutive a été organisée et un bureau de 10 membres a été élu dont : N. BIGENI Présidente, Marie-France GIMEL Secrétaire générale, et Jean-Pierre DANET trésorier.
Six autres adhérents sont membres du bureau. Il faut établir maintenant un règlement intérieur, et faire adopter les statuts par les adhérents afin qu'ils puissent être validés par la préfecture. Il faudra également dans l’avenir proposer une programmation et une organisation des activités et tenir compte du fait que la conférencière qui animait les visites prend sa retraite.
Point 6 : Information et approbation du site Web
C'est aujourd’hui un outil incontournable pour la visibilité et la gestion d’une association d'autant que les nouveaux retraités sont familiarisés avec les outils numériques qui font partis désormais du quotidien, (internet, les réseaux, les plateformes d’achat et de services, les smartphones...).
Le site WEB : www.ARTS.assoconnect.com permettra au grand public, à tous les adhérents potentiels et à tous les interlocuteurs de l’ARTS d’être en communication directe avec nos informations et nos actualités. Il permettra avec un accès sécurisé pour les administrateurs de gérer les adhérents, les adhésions, les cotisations, la comptabilité et facilitera les relations directes entre et avec les adhérents.
Le président rappelle brièvement la genèse de ce projet. Après l’accord du C.A et de l’A.G de l’ARTS et après plusieurs réunions avec le Secrétariat Général, il a été convenu avec la Direction de l'Innovation et de l'Action Sociale du SG que l’ARTS prenne l’initiative de la construction de son site WEB. En ce sens des contacts ont été pris avec des organismes spécialisés dans l’offre de prestations aux responsables associatifs dans la perspective d’avoir une plateforme internet intégré et un site WEB avec l’hébergement et la maintenance dans des fourchettes de coût gérables. La proposition retenue est celle d’Assonnect dont l’outil est utilisé par plus de 20 000 associations pour sa facilité d’accès et d’utilisation, sa convivialité, son interopérabilité entre les progiciels installés sur le site, sa sécurisation des données hébergées en France et son prix ( abonnement d’un peu plus de 1000 € par an ).
Le président invite alors les membres du conseil à visiter la maquette du site WEB de l’ARTS dont l’architecture a été déjà structurée avec les différentes pages et les menus, les connections possibles (grand public, adhérents, administrateurs).
Après cette présentation le Président invite les membres du conseil d’administration à se prononcer pour créer officiellement le site web : www.ARTS.assoconnect.com.
Le Conseil d’Administration de l’ARTS approuve à l’unanimité la création du site de l’ARTS.
Point 7 : questions diverses
Pas de questions diverses
L’ordre du jour étant épuisé le président remercie les administrateurs et lève la séance.
Le Président
G. GONZALEZ.